Pengurusan Rekod: Part 1

Mutaakhir ini istilah Pengurusan Rekod menjadi sebutan biasa di kalangan penjawat awam mahupun di kalangan anggota sektor swasta. Pengurusan Rekod dikatakan pemangkin kepada tadbir urus yang mantap. Dikatakan juga dengan adanya Pengurusan Rekod yang baik dan berkesan, sistem penyampaian atau 'delivery system' kerajaan akan menjadi lebih pantas, tepat dan natijahnya  menjimatkan masa,tenaga dan wang ringgit. Lalu apakah yang dimaksudkan dengan Pengurusan Rekod atau 'Record Management'? Berbagai tafsiran diberikan oleh pakar-pakar dalam bidang Pengurusan Rekod dari dalam dan luar negeri. Antaranya ialah menguruskan atau mengadakan kawalan ke atas  sesuatu maklumat  dengan sistematik,saintifik, teratur dan ekonomikal dari peringkat pengwujudan hingga ke peringkat pelupusan. Atau dalam istilah lain ' to manage the records from cradle to the grave'. Di negara kita, rekod ditafsirkan sesuatu dokumen yang dikeluarkan oleh pejabat awam atau badan berkanun kerajaan atau perusahaan kerajaan atau orang perseorangan yang diputuskan oleh Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia sebagai bernilai arkib . Mengikut Akta Arkib Negara 2003( Akta ini menggantikan Akta Arkib Negara Malaysia No:44, 1966) rekod terdiri daripada laporan,terbitan rasmi,peta,pelan,gambar,filem,CD,DVD, kaset, surat menyurat,perjanjian dan sebagainya yang dikeluarkan untuk tujuan rasmi.

Tiga peringkat kitaran hidup rekod ialah Pengwujudan, Penggunaan/penyimpanan/pemeliharaan dan yang ketiga adalah  peringkat pelupusan. Peringkat pengwujudan melibatkan aktiviti seperti urusan surat menyurat,borang-borang,laporan dan sebagainya. Rekod-rekod ini kemudianya melalui peringkat pendaftaran, pengelasan, pengedaran, fail-memfail, penyimpanan dan  pemeliharaan.Peringkat seterusnya ialah  penyenaraian fail-fail yang tidak lagi aktif untuk tujuan pelupusan.Pelupusan bermaksud sama ada memindahkanya ke Arkib Negara Malaysia untuk simpanan kekal atau dimusnahkan atas kebenaran Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia seperti yang termaktub dalam Akta. Barang siapa yang memusnah rekod-rekod kerajaan tanpa mendapat 'clearance' daripada Ketua Pengarah dianggap  melakukan kesalahan sepertimana yang termaktub di bawah  Seksyen 25, Akta Arkib Negara. Seksyen ini menyatakan 'Seseorang yang berniat untuk memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam hendaklah memberitahu Ketua Pengarah dalam borang yang ditetapkan akan niat untuk berbuat demikian' . Jika didapati seseorang itu telah melanggar peruntukan Akta ini maka ia boleh dipenjara tidak lebih satu tahun atau denda tidak melebihi  RM5000 atau kedua-duanya sekali. Di dalam urusan pelupusan ini, Jadual Pelupusan Rekod atau JPR dapat membantu memudahkan kerja-kerja ini. JPR merupakan panduan yang begitu jelas kepada jabatan terlibat kerana ianya menyatakan jenis rekod dan tempoh simpanan di jabatan sebelum dipindah ke Arkib Negara atau dimusnahkan.

Sekiranya rekod-rekod yang diwujudkan di jabatan-jabatan kerajaan dan agensi lain diuruskan dengan teratur seperti yang ditentukan oleh Arkib Negara Malaysia, sudah pasti pentadbiran akan bertambah cekap dan membolehkan sistem penyampaian yang lebih berkesan. Kewujudan pengurusan rekod yang cekap dapat mengelak longgokan rekod tidak terurus yang bukan sahaja mengisi ruang yang sepatutnya boleh digunakan untuk tujuan yang lebih berfaedah, tetapi juga dapat menjimatkan penggunaan peralatan seperti rak ,kabinet, alat penghawa dingin dan sebagainya.Banyak wang kerajaan dapat dijimatkan. Kecekapan akan meningkat kerana tempoh pengesanan rekod yang lebih cepat dan tepat. Dalam hal ini sudah pasti rakyat akan mendapat faedah tidak ternilai.